Program Assistant, Patient and Family Engagement / Adjoint(e) de programme, Participation des patients et des familles

  • Canadian Foundation for Healthcare Improvement
  • Jul 15, 2020
Temporary Other

Job Description

Program Assistant, Patient and Family Engagement

Term: September to March 31, 2021

Reports to: Director, Programs or Senior Improvement Lead

Salary Range: $48,000 to $60,000

Location: Our office is located in Ottawa, Ontario, however the successful incumbent can work remotely.

Deadline to apply: July 28th, 2020

How to apply: Visit https://cfhifcass.bamboohr.com/jobs/

We are seeking a Program Assistant to join our Patient and Family Engagement (PFE) team. The Program Assistant holds three main areas of responsibility: (1) provide a high level of administrative support to the Director as well as to their respective team; (2) manage and coordinate events and projects in the program area, including online programming and meetings that facilitate evidence-informed innovation in healthcare organizations and that link healthcare leaders who are central to CFHI’s strategic priorities; and (3) provide general program support and coordination to the team including preparation of briefing materials to support planning and program development.

Your core responsibilities would include:

  • Organize aspects of the business life of the Director/Senior Improvement Lead, including but not limited to, maintaining multi-layered calendars with work appointments, and various deadlines.
  • Take minutes at a very fast pace, for email, letters, proposals, reviews during various hours of the day and evening; must have flexibility with work hours, and on-call with email monitoring from time to time during evenings and weekends.
  • Support external advisory committees/councils, including the National Health Engagement Network (NHEN), including taking decisions on meeting logistics/set-up, setting agendas and preparation and dissemination of materials, including on-line support for the virtual platform used for monthly meetings.
  • Manage, oversee and coordinate events, such as online programming and meetings (includes organizing workshop planning and debrief meetings; coordinating and planning agendas; recording and distributing minutes; liaising with participants as well as external contractors such as event planners; managing and implementing event registration processes; identifying, facilitating and preparing materials including workshop materials and registrant kits, managing on-site and off-site logistics as required).
  • Provide the administrative support for the online learning platform, including taking the lead on content posting, solving technical problems for participants and informing and implementing design components of the online learning site.
  • Manage the planning, organizing and debriefing of team meetings and other meetings; coordinating and planning agendas; recording and distributing minutes; liaising with partners, participants and external contractors; identifying, facilitating and managing and/or preparing materials including conference materials and registrant kits, managing on-site and off-site logistics as required.

Education and experience you will need to have: 

  • Bachelor’s degree in office administration, business administration, or a combination of experience and education.
  • A minimum of one (1) year program/administrative assistant experience in a fast-paced environment; preferably in a healthcare or not-for-profit organization. Preference will be given to candidates with three (3) + years program assistant/administrative assistant experience and/or senior level support experience.
  • A high degree of professionalism to handle sensitive and confidential information as well as internal and external high-profile telephone calls.
  • The ability to provide quick turnaround of unanticipated requests.
  • Advanced project management and organizational skills combined with the ability to effectively meet deadlines and prioritize and organize workflow involving collaborative efforts to ensure effectiveness and efficiency; ability to plan and carry out broad assignments including planning and coordinating large and small events, meetings, etc.
  • Bilingual in English and French is preferred (English and French communications at Advanced “C” level).

You will be a great fit for this role if you have:

  • Solid experience in and strong knowledge of event management and planning, specifically involving high-profile individuals and complex logistics.
  • Highly developed interpersonal, verbal and written communications skills, exercising discretion and diplomacy in working with others, including all levels of management.
  • Complex problem-solving skills requiring probing for information to determine the nature of the problem; developing unique solutions; comprehension of highly complex material.
  • Tact and diplomacy to deal with external contacts.
  • High attention to details.
  • The ability to learn quickly and independently.

CFHI is an equal opportunity employer and is committed to the principles of Employment Equity. We encourage applications from all qualified individuals, including visible minorities, Indigenous persons, and persons with disabilities. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

 

Adjoint(e) de programme, Participation des patients et des familles

Type de poste: Contrat de septembre 2020 au 31 mars 2021

Relevant de la directrice ou responsable principale de l’amélioration

Échelle salariale: de 48 000 $ à 60 000 $

Lieu: Nos bureaux sont situés à Ottawa (Ontario), mais la personne retenue pourra travailler à distance.

Date limite de candidature: 28 juillet 2020

Pour postuler: https://cfhifcass.bamboohr.com/jobs/

Nous recherchons un(e) adjoint(e) de programme pour joindre notre équipe Participation des patients et des familles. L’adjoint de programme assume des responsabilités dans trois grands domaines : il doit 1) assurer un soutien administratif important à la directrice principale/directrice/responsable principale de l’amélioration ainsi qu’à leur équipe 2) gérer et coordonner les événements et les projets du domaine de programme, y compris les programmes en ligne et les réunions visant à favoriser l’innovation éclairée par des données probantes au sein des organismes de santé et à nouer des liens avec les dirigeants de la santé dont la collaboration est essentielle aux priorités stratégiques de la FCASS; 3) fournir coordination et soutien général à l’équipe, en veillant notamment à la préparation des documents d’information, à la planification des activités de soutien et à l’élaboration de programmes.

Vos principales responsabilités :

  • Organiser tous les aspects de la vie professionnelle de la directrice/ responsable principale de l’amélioration, y compris, entre autres, la tenue à jour de calendriers multiniveaux (rendez-vous professionnels, échéances diverses, etc.).
  • Prendre très rapidement des notes et la dictée pour des courriels, des lettres, des propositions, des examens, et ce, à diverses heures de la journée et de la soirée; faire preuve de souplesse dans les heures de travail et, à l’occasion, être disponible le soir et le week-end pour vérifier les courriels.
  • Soutenir les conseils et comités consultatifs externes, y compris le Réseau national pour la partcipation en santé, notamment par la prise de décisions sur l’organisation et la logistique des réunions, l’établissement de l’ordre du jour, la préparation et la diffusion des documents, y compris le soutien en ligne pour la plate-forme virtuelle utilisée pour les réunions mensuelles.
  • Gérer, surveiller et coordonner des événements comme les réunions et les programmes en ligne (cette tâche consiste, entre autres, à planifier les ateliers et organiser les réunions d’information; à coordonner et planifier les calendriers; à rédiger et diffuser les procès-verbaux; à effectuer la liaison avec les participants ainsi qu’avec des entrepreneurs de l’extérieur comme les planificateurs d’événements; à gérer et mettre en œuvre les procédures d’inscription; à déterminer et préparer les documents des ateliers et les trousses destinées aux participants inscrits et à en faciliter l’organisation; à gérer la logistique sur les lieux de l’événement et à l’extérieur, le cas échéant).
  • Fournir le soutien administratif des plateformes d’apprentissage en ligne; cette tâche consiste à prendre l’initiative de l’affichage de contenus, résoudre les problèmes techniques des participants, éclairer et mettre en œuvre les éléments conceptuels sur le site d’apprentissage en ligne.
  • Gérer la planification, l’organisation et la préparation de comptes rendus des réunions d’équipe et autres réunions; coordonner et planifier l’ordre du jour; rédiger et diffuser les procès-verbaux; assurer la liaison avec les partenaires, les participants et les entrepreneurs externes; déterminer, faciliter et gérer et/ou préparer la documentation comme les documents des conférences et les trousses destinées aux participants inscrits et gérer la logistique sur les lieux de l’événement et à l’extérieur, le cas échéant.

Expérience et qualifications demandées :

  • Baccalauréat en administration de bureau, administration des affaires ou une combinaison d’expérience et d’études pertinentes.
  • Un minimum d’un (1) an d’expérience comme adjoint de programme/administratif dans un milieu de travail au rythme rapide; de préférence dans un organisme de santé ou une organisation sans but lucratif. La préférence sera accordée aux candidats ayant au moins trois (3) ans d’expérience comme adjoint de programme/administratif et/ou une expérience de soutien de niveau supérieur.
  • Excellente connaissance des outils informatiques, notamment le traitement de texte, les tableurs, les présentations, les systèmes de gestion des relations avec la clientèle, les bases de données, le courrier électronique, l’ordonnancement et les plateformes d’apprentissage en ligne (p. ex.
  • Un degré élevé de professionnalisme; le titulaire est appelé à traiter des renseignements de nature délicate et confidentielle et à répondre à des appels téléphoniques, internes et externes, extrêmement importants.
  • La capacité de s’acquitter promptement des tâches découlant de demandes imprévues.
  • Excellentes compétences en gestion de projet et en matière d’organisation, conjuguées à la capacité de respecter les délais prescrits, d’établir l’ordre de priorité et d’organiser le déroulement des activités qui exigent une démarche collaborative afin d’en assurer l’efficacité et l’efficience; capacité de planifier et d’exécuter des tâches générales, comme la planification et la coordination d’événements et de réunions de petite ou grande envergure, entre autres.
  • Bilinguisme anglais-français préféré : niveau C (avancé) en communication en anglais et en français. 

Ce rôle est fait pour vous si vous avez :

  • Une solide expérience et une excellente connaissance de la gestion et de la planification d’événements, en particulier avec des personnes de haut niveau, et aptitude à gérer une logistique complexe.
  • De solides compétences en communication interpersonnelle, écrite et orale, et la capacité de faire preuve de discrétion et de diplomatie en travaillant avec d’autres, à tous les niveaux hiérarchiques.
  • Une aptitude à résoudre des problèmes complexes exigeant la recherche d’information pour déterminer la nature du problème et y appliquer une solution appropriée; aptitude à comprendre des documents très complexes.
  • Du tact et de la diplomatie pour traiter avec des contacts externes.
  • Le souci du détail.
  • La capacité d’apprendre rapidement et de façon autonome.

Employeur équitable, la FCASS s’engage à respecter les principes de l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons les candidatures des femmes et des hommes qualifiés, y compris celles des minorités visibles, des Autochtones et des personnes handicapées. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidats qui participent à chaque étape du processus de sélection.

City

Ottawa, ON